1. INTRODUCCIÓN
WASTOR es una solución tecnológica para la creación de tiendas online que se basa en diversos módulos de servicio ajustados a las necesidades de los comercios, la cual permite crear, parametrizar, administrar e integrar con canales de WhatsApp, alcanzando un flujo de trabajo dinámico y controlado de la información, generando un importante ahorro de costos, mejorando la eficiencia de los procesos y optimizando la venta de los productos y/o servicios ofrecidos por los comercios, y que en el ejercicio de sus actividades y su objeto social está comprometido con el adecuado tratamiento de los datos personales, cumplimiento legal y normativo en esta materia.
En consecuencia, ha establecido esta política para dar la información necesaria y suficiente a los diferentes comercios y sus subcomercios afiliados, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento a través de la aplicación.
2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política de Tratamiento de datos personales es elaborada conforme a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, hoy incorporados en el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias. Es por ello que "WASTOR" adoptará y aplicará con carácter obligatorio esta política para garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a los datos e información que se hayan recogido sobre ellas para las finalidades previstas en la ley y en esta política, contando con las respectivas autorizaciones, siendo tratados conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales en las bases de datos.
3. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. "WASTOR" se compromete a no dejar disponibles los datos personales para el acceso público, medios de comunicación masiva o internet.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, pueden ser archivos físicos o electrónicos.
CONFIDENCIALIDAD: Elemento o procedimiento aplicado para dar seguridad a la información que permite establecer quienes y bajo que circunstancias pueden acceder a la misma.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas que permita su identificación.
DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal, que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, sentencias judiciales, etc., que no estén sometidas a reserva.
DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.
DATO SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; así como los datos relacionados a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; entre los cuales está la facultad de entregar, transmitir o transferir los datos a un tercero en calidad de encargado.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en "WASTOR" se regirá por los siguientes principios:
- Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás normatividad vigente y futura en esta materia.
- Principio de libertad: El Tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de "WASTOR" en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de "WASTOR" se protegerá mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no sean públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.
- Principio de temporalidad: "WASTOR" solo conservará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
5. FINALIDADES CON LAS QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
"WASTOR" recolectará y tratará datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información; realizando operaciones que incluyen recolección de datos, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Por lo tanto, y en el desarrollo de las actividades propias de la compañía, los datos personales serán tratados de acuerdo con la finalidad o finalidades que se describen a continuación:
- Ejecutar la relación contractual existente con los comercios para facilitar la creación de sus tiendas online.
- Realizar estudios internos. Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, entre otros, relacionados con las actividades y necesidades de los comercios en la incursión a las ventas mediante canales digitales.
- Enviar comunicaciones y notificaciones al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creada o por crearse.
- Soportar procesos de auditoría interna o externa.
- Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones.
- Actualizar bases de datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
- Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con trámites y servicios definidos por el vínculo con la compañía, y siempre que ello sea estrictamente necesario.
- Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de los procesos y las obligaciones legales, tributarias, contractuales, contables, comerciales y corporativas.
- Hacer procesos de debida diligencia, prevenir o detectar el fraude, la corrupción y otras prácticas indebidas interna y externamente.
- Proveer, controlar y hacer seguimiento a los servicios y productos ofrecidos por los comercios a sus clientes finales.
- Responder a solicitudes de empleados, clientes y proveedores.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Realizar los procesos contables y de gestión documental.
- Identificar el personal, establecer y mantener controles de seguridad y de acceso.
- En caso de obtener datos de menores de edad, estos serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.
Los datos personales proporcionados a "WASTOR" serán utilizados solo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, no se venderán, licenciarán, transmitirán o divulgarán, salvo que:
- Exista autorización expresa para hacerlo.
- Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
- Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
- Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de "WASTOR" o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto.
- La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de la sociedad.
- Sea requerido o permitido por la ley.
"WASTOR" podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Si esto sucede y se proporcionan datos personales a terceros prestadores de servicios, se advierte que dichos terceros deben proteger los datos personales bajo los principios establecidos en la ley y en esta política, con medidas de seguridad apropiadas. En estos casos, se prohíbe el uso de cualquier dato para fines propios y se solicita que no se divulguen los datos personales a otros.
6. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
"WASTOR" podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación. En caso de realizarse, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a los datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.
En todo caso, cuando se transmitan datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, se establecerán cláusulas contractuales o se celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que se indicará el alcance del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de datos personales que estén siendo tratados por "WASTOR" podrán ejercer los siguientes derechos de manera personal, por intermedio de un representante, apoderado o un causahabiente:
- Derecho de acceso: En virtud del cual podrán acceder gratuitamente a los datos personales que estén bajo el control de la compañía.
- Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrán solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
- Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
- Derecho a ser informado respecto al uso del dato personal.
- Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre el tratamiento de datos personales.
- Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Derecho a revocar la autorización y/o suprimir datos: La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
"WASTOR" informa a todos los interesados que para atender solicitudes de información, peticiones, quejas, reclamos y para el ejercicio de los derechos como titular, el correo de contacto es: soporte@wastor.app.
En caso de solicitudes de información, peticiones, quejas o reclamos, se deben incluir los siguientes detalles: los datos para la identificación del Titular, su representante o causahabiente, lo que se pretende consultar, la descripción de los hechos, la dirección y datos de contacto, junto con los documentos o soportes que se quiera hacer valer. En caso de que un reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de entrega de la documentación requerida para darle trámite. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La información relacionada con los datos personales podrá ser suministrada de acuerdo con lo establecido en la ley a los titulares, sus causahabientes o representantes legales, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y a terceros autorizados por el titular o la ley.
9. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, "WASTOR" solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento. En esta solicitud se indicará:
- La finalidad para la cual se solicita el dato.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas (cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad).
- Los derechos como titular.
- La identificación y datos de contacto del responsable del tratamiento.
Se podrán utilizar medios técnicos automatizados, escritos u orales para la recolección de los datos, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.
Toda autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato, y en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia, teniendo en cuenta las excepciones previstas en la ley.
Los datos personales sometidos a tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Si se obtienen datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la compañía no los tratará y solicitará al Titular la completitud o corrección de la información.
Los datos públicos utilizados para la realización de consultas y verificaciones en listas de riesgo, portales de información pública para la administración del riesgo del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) y otros riesgos asociados, no requieren autorización por parte del propietario de la información, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
Las consultas realizadas en listas de riesgo, portales de información pública para la administración del riesgo del SARLAFT y otros riesgos asociados, podrán extenderse a los siguientes miembros de las compañías con las cuales "WASTOR" realice cualquier actividad comercial: Socios con más del cinco (5%) por ciento del capital social, beneficiarios del más del cinco (5%) por ciento de las utilidades, rendimiento y/o activos de la compañía, Miembros de Junta Directiva, Representantes legales y/o gerentes, en el caso en que aplique según quien desempeñe mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.
10. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
"WASTOR" está obligada a cumplir con los deberes que la ley establece en relación con el tratamiento de datos personales. En consecuencia, debe cumplir con las siguientes disposiciones:
- Garantizar al titular en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Solicitar y conservar en las condiciones previstas en esta política una copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Responder a las solicitudes del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
- Gestionar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
- Velar por que se cumplan los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Actualizar la información cuando sea necesario.
- Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
- Suministrar a los encargados del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley en relación con esta política.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a la seguridad y confidencialidad de los datos en custodia.
- En general, y en cumplimiento del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, "WASTOR" adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal encargado del tratamiento de los datos personales seguirá los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
11. DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN
La presente política estará permanentemente disponible para consulta en los medios que la aplicación establezca. En los procesos de vinculación de empleados, proveedores y contratistas, se les presentará la política y se capacitará en la protección de datos personales y seguridad de la información. Se dejará constancia de su asistencia y se proporcionará el conocimiento necesario de acuerdo con su rol y las responsabilidades relacionadas con el tratamiento de datos personales. Además, "WASTOR" podrá desarrollar programas anuales de capacitación y concienciación en protección de datos personales y seguridad de la información.
12. AVISO DE PRIVACIDAD
En caso de que "WASTOR" no disponga de un medio masivo de comunicación para informar a los titulares sobre su política de tratamiento de datos, publicará un aviso de privacidad dirigido a los titulares de la información. Este aviso se divulgará en los medios y situaciones que "WASTOR" determine, informando la existencia de esta política y el canal a través del cual puede ser solicitada.
“WASTOR” como responsable de tratamiento de la información y de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás Decretos reglamentarios, le informa que a través del diligenciamiento de este documento usted nos autoriza de manera inequívoca, libre, voluntaria, previa, explícita e informada al tratamiento de su información personal, tal como: correo electrónico, dirección, teléfonos, redes sociales, datos financieros y otros que se requieran para la prestación de nuestros servicios y que sean de origen personal para los siguientes fines:
- Mantener una eficiente comunicación entre las partes, para fortalecer todos los vínculos contractuales relacionados con la prestación de servicios personales o como representantes de una persona jurídica, en especial, aquellos datos que siendo personales son utilizados al servicio del desarrollo de la relación contractual.
- Mantener comunicación favoreciendo los procesos administrativos, financieros y técnicos a los que haya lugar. Información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago de los servicios prestados a la persona jurídica que Usted puede representar y cualquier información relacionada con los vínculos comerciales, conforme a lo establecido en la ley.
- Gestionar los trámites (solicitudes, quejas y reclamos) que sean presentados en los términos y condiciones establecidos en el contrato de prestación de servicios.
- Realizar la búsqueda y consulta en las diferentes listas restrictivas de carácter nacional e internacional de personas incluidas o relacionadas con lavados de activos, delitos de soborno, corrupción y/o estafa, que permitan la medición, identificación, control y monitoreo de actividades sospechosas.
- Establecer un contacto directo que permita responder dudas, quejas o reclamos, en función de evaluar la calidad de los servicios prestados.
- Accesos a la plataforma “WASTOR” y a su tienda online.
Todos los datos serán mantenidos bajo medidas de seguridad óptimas, por el tiempo razonable y solo será compartida con terceros cuando sea requerida por una entidad pública, administrativa y judicial en ejercicio de sus funciones legales. Usted como titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal, así como revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales, los cuales puede ejercer enviando un correo electrónico a soporte@wastor.app, acreditando ampliamente su identidad y bajo los parámetros consignados en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual puede obtener a solicitud al mismo correo electrónico citado anteriormente.
Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que una vez comprendiendo las finalidades anteriormente descritas, autorizo expresamente y de manera voluntaria, previa, explicita, informada e inequívoca a WASTOR para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y tratamiento de mis datos personales.
Autorizo.